Cotizaciones

¿Cómo crear una Cotización?

Primero será ingresar a Comercial > Cotizaciones > Cotizaciones.

Una cotización es un documento contable en donde se detalla el precio de un bien o servicio para el proceso de compra o negociación.

  • Listado de Cotizaciones

Se encuentra la opción de generar una Nueva Cotización dentro del listado las acciones de Editar, Cerrar, Anular, Imprimir, Imprimir con Descuento, Duplicar Documento:

También cuentas con botones como Procesar, Consolidar y Agregar N.V.

En el caso de Editar, se te cargará los siguientes datos que se pueden modificar:

Datos de Cabecera

  1. Seleccionar documento Factura o Boleta.
  2. Seleccionar una nueva Fecha de Emisión.
  3. Seleccionar una nueva Fecha de Entrega.
  4. Ingresar una nueva o modificar O/C del Cliente.
  5. Seleccionar una nueva Moneda.
  6. Ingresar o seleccionar un nuevo Cliente.
  7. Seleccionar una nueva Condición de Pago.
  8. La Dirección de Entrega se cargará por defecto debido que obtiene la información registrada del cliente, esta dirección se puede cambiar seleccionando uno nuevo si es que tuvieras configurado más direcciones de entrega para dicho cliente.
  9. Seleccionar un nuevo Representante de Ventas, este dato es obtenido al momento de seleccionar el cliente.
  10. Seleccionar un nuevo Centro de Costo 4 (Proyectos).
  11. Seleccionar una nueva Operación Sujeta, según las opciones si cuenta con detracción o retención.
  12. Ingresar caracteres nuevos para Observaciones.
  13. Seleccionar una nueva Lista de Precios.
  14. Ingresar una nueva Garantía.
  15. Ingresar una nueva Validez de la Oferta.
  16. Seleccionar un nuevo Plazo de Entrega, esto se configura en Planes Maestros > General > Plazo de Entrega.
  17. También podrás ver la información comercial de tu cliente, como su Línea de Crédito y Monto Deuda.
  18. Al final debes dar clic en el botón GRABAR, para que la información de la cabecera modificada o agregada se guarde.

Datos del Detalle

  1. Seleccionar o buscar un producto o ítem.
  2. Ingresar la Cantidad.
  3. Seleccionar Almacén.
  4. Seleccionar con un check si es un ítem de Bonificación.
  5. Ingresar Precio Unitario, el cual también se calcula el precio incluyendo IGV.
  6. Ingresar Observaciones.
  7. Ingresar porcentaje de Descuento.
  8. El IGV actual es 18, en el sistema se mostrará el porcentaje de 18, pero se puede modificar.
  9. El ISC este porcentaje puede ser modificado y solo se aplica a ciertas líneas de productos.
  10. Podrás seleccionar de la Lista de Precios seleccionado en la cabecera el ítem o producto para que obtengas los datos del precio unitario incluyendo IGV.
  11. El sistema calculará la Utilidad, según tu precio unitario.
  12. El sistema calculará el Importe.
  13. Al final debes dar clic en el botón Agregar, una vez que hayas llenado la información del detalle de dicha cotización esta se guardará y lo podrás visualizar en el listado del detalle de items.
  14. En el listado de ítems ya agregados visualizará el campo de Descuentos Totales con esta opción podrás efectuar un descuento global a todos los ítems o ingresando el monto.
  15. Si deseas limpiar todo los campos del detalle le das clic en el botón Limpiar.

En el caso de Cerrar, se mostrará una ventana emergente en la cual tendrás que darle clic en Aceptar, para cerrar la cotización y su estado cambiará ha cerrado.

En casos contrarios de que la cotización no tenga ítems registrados, no se podrá cerrar la cotización debido que aparecerá este icono impidiendo dicho proceso.

En el caso de Anular, se mostrará una ventana emergente en la cual tendrás que darle clic en Aceptar, para anular la cotización y su estado cambiará ha anulado.

En el caso de Imprimir, se te mostrará el formato de impresión de dicha cotización, también puedes descargar el formato en PDF.

En el caso de Imprimir con Descuento, se te mostrará el formato de impresión de dicha cotización, este formato podrá ser visualizado siempre y cuando tenga descuento global la cotización, también puedes descargar el formato en PDF.

En el caso de Duplicar Documento, esta opción duplica la información de tu cotización generando uno nuevo y este estará visible en el listado de cotizaciones.

  • Nueva Cotización

Al momento de ingresar a la opción Nueva Cotización del Listado de Cotizaciones , deberás ingresar los siguientes datos:

Datos de Cabecera

  1. Seleccionar documento Factura o Boleta.
  2. Seleccionar la Fecha de Emisión.
  3. Seleccionar la Fecha de Entrega.
  4. Ingresar la en caso que tuvieras O/C del Cliente.
  5. Seleccionar el tipo de Moneda.
  6. Ingresar o seleccionar su Cliente.
  7. Seleccionar la Condición de Pago.
  8. La Dirección de Entrega se cargará por defecto debido que obtiene la información registrada del cliente, esta dirección se puede cambiar seleccionando uno nuevo si es que tuvieras configurado más direcciones de entrega para dicho cliente.
  9. Seleccionar el Representante de Ventas, este dato es obtenido al momento de seleccionar el cliente.
  10. Seleccionar el Centro de Costo 4 (Proyectos).
  11. Seleccionar la Operación Sujeta, según las opciones si cuenta con detracción o retención.
  12. Seleccionar una Lista de Precios.
  13. Ingresar caracteres nuevos para Observaciones.
  14. Ingresar Garantía.
  15. Ingresar Validez de la Oferta.
  16. Seleccionar el Plazo de Entrega, esto se configura en Planes Maestros > General > Plazo de Entrega.
  17. También podrás ver la información comercial de tu cliente, como su Línea de Crédito y Monto Deuda.
  18. Al final debes dar clic en el botón GRABAR, para que la información de la cabecera modificada o agregada se guarde.

Datos del Detalle

  1. Seleccionar o buscar un producto o ítem.
  2. Ingresar la Cantidad.
  3. Seleccionar Almacén.
  4. Seleccionar con un check si es un ítem de Bonificación.
  5. Ingresar Precio Unitario, el cual también se calcula el precio incluyendo IGV.
  6. Ingresar Observaciones.
  7. Ingresar porcentaje de Descuento.
  8. El IGV actual es 18, en el sistema se mostrará el porcentaje de 18, pero se puede modificar.
  9. El ISC este porcentaje puede ser modificado y solo se aplica a ciertas líneas de productos.
  10. Podrás seleccionar de la Lista de Precios seleccionado en la cabecera el ítem o producto para que obtengas los datos del precio unitario incluyendo IGV.
  11. El sistema calculará la Utilidad, según tu precio unitario.
  12. El sistema calculará el Importe.
  13. Al final debes dar clic en el botón Agregar, una vez que hayas llenado la información del detalle de dicha cotización esta se guardará y lo podrás visualizar en el listado del detalle de items.
  14. En el listado de ítems ya agregados visualizará el campo de Descuentos Totales con esta opción podrás efectuar un descuento global a todos los ítems o ingresando el monto.
  15. Si deseas limpiar todo los campos del detalle le das clic en el botón Limpiar.
  • Una vez hayas culminado de crear tu cotización conformemente, tendrás que Cerrar dicha cotización en el Listado de Cotizaciónes.

Una vez Cerrada su cotización, esta pasará a ser una Nota de Venta con los mismos datos, sin embargo, tendrá diferente aspecto con otros campos adicionales y lista para seguir registrando más ítem en dicha nota de venta.

  • Consolidar: Para consolidar una o varias cotizaciones en una nota de venta deben seguir los siguientes pasos:

Diríjase al Listado de Cotizaciones, seleccione 1 o más cotizaciones y le das clic en el botón CONSOLIDAR.

A continuación visualizara una interfaz solicitando datos asociados a la nota de venta consolidada.

A continuación ingresa ha Comercial > Cotizaciones > Cotizaciones y visualiza la lista de cotizaciones encontraras las 2 cotizaciones en estado cerrado.

A continuación diríjase a Comercial > Notas de Venta > Notas de Venta y visualizaras una interfaz con la lista de  notas de ventas encontrándose la nota de venta generada a partir de estas 2 cotizaciones lista para seguir registrando más ítem en dicha nota de venta.

  • Agregar N.V: Para agregar una o varias cotizaciones a una nota de venta debe seguir los siguientes pasos:

Diríjase a Comercial > Cotizaciones > Cotizaciones seleccione una o más cotizaciones y a continuación da clic en el botón Agregar N. V.

A continuación visualizaras la siguiente interfaz solicitando si desea agregar las cotizaciones seleccionadas a una nota de venta.

En este caso te aparecen Notas de Ventas Pendientes y Parciales, debido al cliente, podrías agregar las cotizaciones a unas de ellas, seleccionando la Nota de Venta y dando clic en el botón Agregar.

En caso del botón Cancelar, regresaras al listado de cotizaciones.

A continuación visualizaras la siguiente interfaz con un mensaje indicando si desea confirmar el proceso, para agregar las dos cotizaciones seleccionadas a la Nota de Venta 10000161.

A continuación visualizaras la interfaz solicitando datos asociados a la Nota de Venta generada, al haber agregado las cotizaciones a dicha nota de venta.

A continuación ingresa ha Comercial > Notas de Ventas > Notas de Venta en donde podrás visualizar la Lista de Notas de Venta encontrándose la Nota de Venta generada a partir de haber agregado las Cotizaciones  a una Nota de Venta, estando con el estado Parcial se mantendrá con dicho estado, y se le sumara el importe de las cotizaciones a dicha Nota de Venta.

Esto es una guía para instruir al usuario la manera correcta de crear una Cotización.

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