Este módulo tiene como objetivo registrar masivamente documentos de compras a través de una plantilla Excel la cual es parecida al formato RCE SIRE – SUNAT. DESCARGAR PLANTILLA TIPO SIRE
Mediante esta plantilla podremos registrar documentos para:
- Liquidaciones (Caja Chica/Reembolsos).
- Recepción de Documentos.
¿COMO LLENAR LA PLANTILLA EXCEL?
La plantilla contiene columnas propias del formato RCE-SIRE y tambien columnas exclusivas del ERP Integrator tales como:
- Tipo de Documento (Columna H)=> Consignar dato según el correlativo del tipo de compra cargado en el ERP (PLAN DE RECEPCÍON DE DOCUMENTOS)
- Centro de Costo 1 (Columna AQ)
- Centro de Costo 2 (Columna AR)
- Centro de Costo 3 (Columna AS)
- Centro de Costo 4 (Columna AT)
- Nro. Liquidación (Columna AU)
- Cta. Contable Gasto (Columna AV)
- Conciliar o Procesar? (S/N) (Columna AW)
Los colores de las columnas nos indican que consignar en cada columna:
| DATOS OBLIGATORIOS | Campos obligatorios. Pertenecen al propio documento tales como, tipo documento, serie, nro. Doc, fechas (emisión y vencimiento), RUC, importes, etc |
| TIPO DE CAMBIO | Campos opcionales según selección del Tipo de Cambio. Para seleccionar el TC con el cual se realizara la carga total del Excel, hay 2 opciones:
1. Segun la Fecha de Emisión del documento a subir (columna E). 2. Segun el TC colocado en el Excel (columna AB). Si seleccionas la opción 1, TODO EL EXCEL se va subir con el TC según la fecha de emisión del documento; este TC esta registrado en el ERP en Planes Maestros/General/Tipo de Cambio. Si seleccionas la opción 2, TODO EL EXCEL se va subir con el TC consignado en el Excel (columna AB). |
| DATOS DE NC Y ND | Campos opcionales según el Tipo de Documento (Columna G: Tipo CP/Doc.)
Se deben llenar siempre y cuando el documento sea Notas de Crédito o Debito, caso contrario dejar vacío. |
| NRO. LIQUIDACION | Campo obligatorio si Columna AV esta llena.
Se debe llenar siempre y cuando el documento a registrar es para Liquidaciones, caso contrario dejar vacío.
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| CUENTA DE GASTO | Campo obligatorio si Columna AU esta llena
Se debe llenar siempre y cuando el documento a registrar es para Liquidaciones, caso contrario dejar vacío.
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| PROCESAR/CONCILIAR (S/N) | Campo obligatorio si Columnas AU y AV están vacías.
Se debe llenar siempre y cuando el documento no sea para LIQUIDACIONES (columnas AU y AV estén vacías). Procesar/Conciliar (S/N): le indica al sistema que contabilice o no dicho documento S = SI; N = NO De esta manera todos aquellos documentos que ingresen como «S» ingresarán con estado CONCILIADO. La conciliación dará como resultado un asiento contable (provisión del documento) y su respectiva cuenta por pagar en tesorería. Aquellos documentos que ingresen como «N» o «VACIO « ingresará con estado EMITIDO y podrán ser editadas y enlazadas a una Orden de Compra junto con sus respectivas guías de recepción para posteriormente conciliarse. |
1. Ejemplo de llenado plantilla para Liquidaciones (Caja Chica/Reembolsos)
Podemos usar esta plantilla con el fin de agilizar el ingreso de documentos por concepto de rendiciones de gasto los cuales se mostraran en el reg. de compras según lo indicado por el usuario; para ello es vital primero en el ERP crear las cabeceras de las liquidaciones que se van a consignar en el Excel a subir.
EJEMPLO:
2. Ejemplo de llenado plantilla para Recepción de Documentos
Podemos usar esta plantilla con el fin de agilizar el ingreso de documentos los cuales se mostraran en el reg. de compras según lo indicado por el usuario
EJEMPLO:
¿COMO SUBIR AL ERP LA PLANTILLA EXCEL?
- Nos dirigimos a Sistema/Carga de Datos/Cargar Registro de Compras
- Seleccionamos la plantilla Excel previamente llenada según estructura ERP integrator
- Seleccionamos el TC a utilizar
- Clic en botón «Ejecutar Archivo»
Para verificar la información cargada nos dirigimos al modulo de recepción de documentos o a las liquidaciones (según el tipo de documento que se cargo)
NOTA IMPORTANTE:
Los importes en el RCE – SIRE son declarados en moneda soles independientemente de la moneda origen del documento; por lo tanto la plantilla actual para subir documentos de compras debe ser llenada con importes en SOLES (independientemente que en la columna moneda del excel diga USD).Para registrar cada documento del Excel en el ERP, el sistema evalúa la moneda consignada y hace el calculo según el TC para obtener los importes en dólares.