Este proceso explica las dos modalidades de traslado disponibles en la guía de remisión, los campos requeridos en cada una, y las reglas que aplica el sistema al momento de enviar el comprobante a SUNAT.
¿Cuándo usar cada modalidad?
- Modalidad Pública — Se usa cuando el cliente recoge la mercadería o cuando se contrata una empresa de transporte externa para el traslado.
- Modalidad Privada — Se usa cuando la propia empresa entrega la mercadería con su propio vehículo y conductor, o cuando se gestiona directamente el transporte.
MODALIDAD 01 — TRANSPORTE PÚBLICO
Se usa cuando una empresa de transporte tercera es la responsable del traslado.
¿Qué se envía a SUNAT?
El RUC del transportista (la empresa de transporte).
Campos requeridos:
- Transportista con RUC válido — obligatorio
- Conductor — no requerido
- Vehículo — no requerido
- Licencia — no requerida
| Situación | Comportamiento |
|---|---|
| Factura + Transportista «NO ESPECIFICA» | El sistema usa el RUC del cliente como transportista. Se asume que el cliente recoge y transporta la mercadería. |
| Boleta + Transportista «NO ESPECIFICA» | Rechazado. Se debe registrar un transportista real con RUC válido. |
| RUC del transportista igual al RUC del remitente | Rechazado. No puede ser el mismo. |
| Transportista con RUC propio seleccionado | Se envía ese RUC a SUNAT, sin importar el tipo de comprobante. |
¿Por qué el «NO ESPECIFICA» solo funciona en facturas?
Una guía de remisión puede tener un cliente con DNI. La restricción no es de la guía, sino del comprobante asociado:
- En una Factura, el cliente siempre tiene RUC (por norma tributaria). Esto permite dos opciones: usar el transportista «NO ESPECIFICA» (el sistema toma el RUC del cliente asumiendo que él recoge la mercadería), o seleccionar cualquier otro transportista registrado con RUC válido, siempre que no sea el mismo RUC de la empresa emitidora.
- En una Boleta, el cliente puede tener DNI, por lo que no hay RUC disponible para sustituir al transportista. SUNAT exige un transportista con RUC válido y el envío es rechazado.
MODALIDAD 02 — TRANSPORTE PRIVADO
Se usa cuando el traslado se realiza con vehículo y conductor propios, o cuando se gestiona directamente sin contratar una empresa de transporte.
¿Qué se envía a SUNAT?
El conductor y el vehículo (no el RUC del transportista). El transportista en esta modalidad es un dato interno del sistema y no es lo que SUNAT valida.
A diferencia de la modalidad pública donde solo se requiere el RUC del transportista, en modalidad privada se deben completar los 3 campos obligatoriamente:
- Transportista — obligatorio (puede ser cualquier transportista registrado en el sistema, no necesariamente de la empresa)
- Conductor — obligatorio (DNI no puede ser 99999999)
- Vehículo (placa) — obligatorio (no puede ser 9999999999)
- Licencia del conductor — obligatoria
Reglas importantes:
- Transportista «NO ESPECIFICA» no está permitido en ningún caso.
- Si no se asigna conductor, el sistema rechaza el envío con el mensaje «No se ha asignado a un conductor».
- El DNI del conductor no puede ser el genérico 99999999, salvo que la guía sea de categoría M1/L (vehículo liviano), en cuyo caso el conductor no se incluye.
CASO ESPECIAL — Vehículo Categoría M1/L
Aplica a vehículos livianos. Cuando se activa esta opción:
- No se exige ni se envía datos del conductor a SUNAT.
- Se informa a SUNAT mediante un indicador especial que el traslado es con vehículo de categoría M1/L.
Para conocer este proceso seguimos el manual de Uso de Vehículos Categoría M1 o L en Guías de Remisión
| Campo | Modalidad Pública (01) | Modalidad Privada (02) |
|---|---|---|
| Transportista con RUC | Obligatorio | Obligatorio (dato interno) |
| Conductor | No requerido | Obligatorio |
| Licencia del conductor | No requerida | Obligatoria |
| Placa del vehículo | No requerida | Obligatoria |
| Permite «NO ESPECIFICA» | Solo en Facturas | No |
| ¿Qué se envía a SUNAT? | RUC del transportista | Conductor y vehículo |