La liquidación de hojas de reparto te permite registrar los cobros que realizó el repartidor durante su ruta y dejar todo asentado en el sistema, desde los montos recibidos hasta el asiento contable generado automáticamente.
¿Dónde encuentro esta opción?
Ruta: Tesorería > Planilla de Cobranza > Liquidación HR.
Verás la lista de hojas de reparto separadas en cuatro grupos:
- Emitidos — HRs disponibles para iniciar la liquidación
- Terminados — HRs con montos grabados pero aún sin asiento contable generado
- Cerrados — HRs liquidadas o cerradas definitivamente
- Anulados — HRs anuladas
Abrir la hoja de reparto
Busca la HR que quieres liquidar y haz clic en el ícono de Liquidar.
Se abrirá la pantalla de liquidación mostrando la información general de esa salida: número de HR, día, vendedor(es), transportista, vehículo, conductor y cobrador.
Ingresar los montos cobrados
La pantalla muestra todos los documentos incluidos en esa HR. Por cada uno verás el importe total del comprobante, el saldo pendiente y un campo donde debes ingresar cuánto se cobró.
Algunas cosas útiles al trabajar en esta pantalla:
- El botón A que aparece junto a cada monto te permite completar automáticamente el total pendiente de ese documento, sin necesidad de escribirlo.
- Si el cobrador cobró menos de lo que correspondía, puedes marcar la casilla Falt. de esa línea. Al procesar, el sistema registrará la diferencia como faltante automáticamente.
- En la columna Resp. Cobro puedes asignar a qué persona corresponde el cobro de cada documento, que puede ser diferente por línea.
– Si el cobro no fue en efectivo
Para los documentos cobrados con cheque, transferencia u otro medio, haz clic en el ícono de la manito en esa línea. Se abrirá un panel donde puedes registrar el detalle del cobro: tipo de cobro, banco, número de cheque, fecha, tipo de cambio y, si aplica, gastos bancarios e intereses. Esto queda vinculado al documento de forma independiente.
– Si el cobrador trajo más de lo esperado
Si el cobrador devolvió un monto mayor al total de los documentos, ingresa esa diferencia en los campos SOBR S/. o SOBR $ que aparecen en la parte inferior de la pantalla. El sistema lo registrará como sobrante en el asiento contable.
– Seleccionar la cuenta de depósito
Antes de procesar, asegúrate de seleccionar la cuenta bancaria destino del cobro. Este campo es obligatorio para poder liquidar.
¿Qué hago cuando ya terminé de ingresar todo?
Dependiendo de en qué punto del proceso estés, tienes estas tres opciones:
Grabar — si todavía no tienes todos los datos listos, usa esta opción para guardar lo que llevas avanzado y continuar después. La HR sigue apareciendo en la pestaña de Emitidos y no se genera ningún movimiento contable.
Terminar (solo visible para usuarios con permiso de Aprobación) — guarda los montos y marca la HR como Terminada para que pueda ser revisada antes de la liquidación definitiva. Tampoco genera asiento contable en este paso. La HR pasa a la pestaña de Terminados.
Grabar y Liquidar (solo visible para usuarios con permiso de Procesar) — esta es la opción que cierra el proceso completo. Al confirmar, el sistema guarda todo, genera los asientos contables correspondientes y cierra la HR. En ese momento ocurre lo siguiente de forma automática:
- Se genera el voucher de cobranza en soles y/o dólares, vinculando el ingreso al banco con la cancelación de la deuda del cliente.
- Los cobros registrados con la manito generan su propio voucher, incluyendo gastos e intereses si se indicaron.
- Si hubo faltantes, se genera un asiento de faltante usando la cuenta configurada en Contabilidad > Planes > Parámetros Tesorería.
- Si hubo sobrante, queda registrado en el mismo voucher de cobranza.
- Si algún cliente tiene percepción, el sistema genera el comprobante de percepción automáticamente.
- Todos los vouchers se procesan y cierran solos.
- La HR pasa al estado Cerrado y ya no puede modificarse.
¿Qué pasa si ningún documento se cobró?
Si todos los documentos de la HR fueron devueltos, anulados o cubiertos con notas de crédito y no hay ningún monto a cobrar, puedes cerrarla directamente desde el listado usando el ícono del candado. Esto cierra la HR sin generar asientos y libera los documentos que estaban vinculados a ella.
Imprimir la liquidación
Desde el listado puedes imprimir la liquidación de cualquier HR usando los íconos de impresora. Hay tres formatos disponibles:
- Liquidación — reporte completo
- Liquidación LHR — formato alternativo
- Solo cobrados — muestra únicamente los documentos que tuvieron cobro registrado