El Módulo de Importaciones permite gestionar de manera integral la compra de productos en el extranjero, desde la generación de la orden de importación hasta el registro contable y la contabilización de las cuentas por pagar. El flujo abarca el control de recepciones, el ingreso al almacén y el cierre de las operaciones asociadas.
PROCESOS
Orden de Importación:
El proceso inicia con la creación de la Orden de Importación, que define las condiciones de compra internacional: proveedor, mercancías, precios y términos de entrega. Este documento es la base para el registro posterior de las recepciones.
Recepción de Orden de Compra (Recep.OC):
Cuando la mercadería llega al país o al almacén, se registra la Recepción de la Orden de Compra. Este paso:
- Actualiza el estado de la orden.
- Permite iniciar el ingreso físico de los bienes.
- Genera movimientos en el Kardex, incorporando el inventario disponible.
2.1. Asiento Contable
Se contabiliza el ingreso provisional de la mercadería.
Generalmente:
- Se debita una cuenta de Inventario en Tránsito o Mercaderías en Tránsito.
- Se acredita una cuenta de Proveedores por Recepcionar o Pasivo por recibir facturas.
- Esto refleja que la mercadería está en poder de la empresa, aunque todavía no se haya recibido la factura definitiva.
2.2 Kardex
- Se crea un movimiento de ingreso de mercadería, que incrementa el stock disponible en el almacén o en tránsito.
- El Kardex muestra las cantidades ingresadas y la fecha de recepción basado en la Orden de Compra.
- Este registro permite hacer consultas de stock actualizado aun si la importación no está cerrada.
Recepción de Facturas de la Orden de Compra:
De manera paralela o posterior, se efectúa la Recepción de las Facturas de la Orden de Compra, donde se ingresan las facturas de proveedores que respaldan la operación. Este registro es fundamental para:
- Determinar el costo real de la importación.
- Preparar la contabilización del gasto y los impuestos asociados.
3.1. Asiento Contable
- Se actualiza el valor de la mercadería recibida con los importes de las facturas definitivas.
- Se registran los gastos adicionales y los impuestos asociados a la importación.
- Se reconoce la obligación de pago hacia los proveedores y agentes.
3.2 Cuentas por Pagar
- Se crean registros de deuda pendientes de pago, incluyendo montos en moneda extranjera si corresponde.
- Estos registros alimentan la tesorería para la programación de pagos.
Cierre de Importación:
Cuando todas las facturas, gastos y documentos se encuentran correctamente registrados, se realiza el Cierre de la Importación. Este proceso consolida los costos finales y prepara la operación para su liquidación contable y financiera.
4.1. Asiento Contable
- Se registra el ingreso contable de la mercadería, afectando cuentas de activo (inventarios o mercaderías en tránsito) según la configuración contable.
- Se deja registrado el costo completo de la importación y se actualizan los movimientos contables, reemplazando los importes estimados por el valor final que corresponde a la mercadería recibida.
4.2 Kardex
- Se actualiza el costo definitivo en los registros de inventario.
- El Kardex refleja el importe final por unidad y el total valorizado, consolidando los gastos adicionales (flete, seguro, aranceles).
- A partir de este momento, el stock puede usarse o venderse con su costo correctamente registrado.