El Módulo Comercial integra todas las etapas del ciclo de venta, desde la elaboración de cotizaciones hasta el registro contable y la gestión de inventario. A través de este proceso, se generan documentos como notas de venta, facturas y guías de remisión, que actualizan automáticamente el Kardex, crean los asientos contables correspondientes y se declaran electrónicamente ante SUNAT. Este flujo permite un control integral de las operaciones comerciales, asegurando la trazabilidad de los movimientos, la correcta facturación y el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
PROCESOS
Cotizaciones:
El proceso comienza con la generación de cotizaciones, que son propuestas comerciales que se entregan a los clientes para detallar precios, productos y condiciones. Estas cotizaciones no tienen aún efectos contables ni generan movimientos de stock.
Notas de Ventas:
Una vez aceptada la cotización, se procede a emitir una Nota de Venta. Este documento formaliza la intención de concretar la transacción. Las notas de venta alimentan directamente el proceso de facturación y también se utilizan para la preparación de otros registros relacionados.
Facturacion:
La facturación se origina principalmente a partir de las notas de venta. Desde este módulo se emiten las facturas que darán lugar a:
- El asiento contable, que registra la venta en la contabilidad.
- La declaración electrónica, que permite enviar la factura a la SUNAT.
- La generación de cuentas por cobrar, ya que a partir de la factura se identifica el monto que adeuda el cliente.
- La creación de la guía de remisión cuando corresponda movilizar la mercadería
3.1. Asiento Contable
Cada factura emitida genera automáticamente un Asiento Contable que refleja la operación en los libros contables. Este asiento se deriva tanto de las notas de venta como de la factura y es fundamental para la gestión financiera y tributaria.
3.2 Declaración Electrónica
Simultáneamente, la factura pasa por el proceso de Declaración Electrónica, mediante el cual se valida y remite la información a SUNAT. Este proceso asegura que el documento cumple con la normativa vigente.
Cuentas por Cobrar:
Una vez emitida la factura, se crea el registro en Cuentas por Cobrar, donde se controla el saldo pendiente de pago de cada cliente. Este módulo se vincula con tesorería para el seguimiento de los cobros y la conciliación de pagos.
Generación de Guías de Remisión:
Desde facturación se origina la Guía de Remisión, documento que respalda el traslado de bienes. La guía también puede alimentarse de la información registrada en el Kardex (movimientos de almacén).
5.1. Kardex
El Kardex refleja el movimiento de inventario. Cuando se genera una guía de remisión, se actualiza automáticamente el Kardex, disminuyendo las existencias correspondientes. Este control es clave para el manejo adecuado del stock.
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5.2. Asiento Contable
Al registrar la guía de remisión, se genera automáticamente un asiento contable que refleja la salida de inventario y el costo de venta si corresponde. En el voucher se visualizan las cuentas contables involucradas.
5.3. Declaración Electrónica
La emisión de la guía permite enviar la información a SUNAT. Este proceso genera el comprobante electrónico y la constancia de validación, cumpliendo con los requisitos fiscales de traslado de bienes.