Este proceso explica cómo se lleva a cabo una compra dentro del sistema, desde que se solicita un producto o servicio hasta que se paga. Inicia con un requerimiento, continúa con la orden de compra, la recepción de los bienes y la factura, y finaliza con el registro contable y el seguimiento del pago. En este flujo participan diferentes áreas: Compras se encarga de gestionar la solicitud y la orden, Almacén registra la entrada de los productos, Contabilidad integra la operación al sistema contable, y Tesorería administra los pagos.
PROCESOS
Requerimiento de Compras:
Un requerimiento de compra es un documento interno mediante el cual el personal del área solicita la adquisición de bienes o servicios necesarios. Esta petición está sujeta a revisión y aprobación por parte de los responsables. Puede originarse desde los módulos de Producción, Sugerencia de Compra, o ingresarse manualmente desde esta opción.
Orden de Compras:
Una vez aprobado el requerimiento, este se convierte en una orden de compra. En esta etapa, se puede editar para corregir precios, agregar productos adicionales o modificar cualquier campo necesario antes de su recepcion definitiva.
Recepcion de OC
Al registrar la recepción de la orden de compra, se debe seleccionar el tipo de documento con el que se están ingresando los ítems (pueden realizarse varias recepciones con distintos documentos si es necesario). Esta acción genera automáticamente un movimiento de entrada en el Kardex y un asiento contable correspondiente a la recepción de los bienes.
3.1. Kardex
Al recepcionar los ítems de la orden de compra, se genera un movimiento de entrada visible en Almacenes > Reportes > Movimientos de Stock, donde puede consultarse el detalle y el stock actualizado.
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3.2 Asiento Contable
Se genera un voucher contable de tipo Recepción de Compras, en el que se registra el tipo de cambio aplicado en la fecha y las cuentas contables involucradas en el debe y el haber. Puede consultarse en Contabilidad > Vouchers Contables > Vouchers Emitidos.
Recepcion de Factura de OC:
En esta etapa se registra la factura u otro comprobante asociado a la orden de compra. Este registro permite integrar el documento de pago a la compra y genera automáticamente un asiento contable por la operación, así como la cuenta por pagar correspondiente en Tesorería.
4.1. Cuenta por Pagar
El documento registrado desde la recepción de la orden de compra pasa a la sección de Cuentas por Pagar. Desde allí se podrá gestionar y ejecutar el pago correspondiente al comprobante ingresado.
¿Cómo Realizar Pago?
4.2 Asiento Contable
Al registrar la factura, se genera automáticamente un asiento contable por la integración de la compra. En el voucher correspondiente se podrá visualizar el tipo de cambio aplicado y las cuentas contables de debe y haber involucradas.